Tietosuoja

Julkaistu 2.3.2022

Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojailmoitus rekisteröidylle

Tutkimustietovarannossa käsiteltävät henkilötiedot

Yleistä

Tämä tietosuojailmoitus sisältää EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot rekisteröidylle (luonnolliselle henkilölle).

Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Opetus- ja kulttuuriministeriö
Kirjaamon käyntiosoite: Ritarikatu 2 b, Helsinki
Postiosoite: PL 29, 00023 VALTIONEUVOSTO
Sähköpostiosoite: kirjaamo.okm@gov.fi
Puh. 0295 16001 (Valtioneuvoston vaihde)

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojavastaava
Sähköpostiosoite: okmtietosuojavastaava@gov.fi
Postiosoite: Opetus- ja kulttuuriministeriö, PL 29, 00023 VALTIONEUVOSTO

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat:

• Tutkimustietovarannon sisältämien tietojen näyttäminen avoimessa tietopalvelussa.
• Tutkimustietovarannon sisältämien tietojen muokkaus ja yhdistely niiden laadun ja hyödynnettävyyden parantamiseksi.
• Tutkimustietovarannon sisältämien tietojen luovuttaminen tutkimustoimijoille.
• Tutkijoiden tietoja, tutkijoiden muiden tutkimusaktiviteettien tietoja ja meriittitietoja näytetään vain, jos tutkija on antanut siihen luvan.
• Palvelun verkkosivustojen www.tiedejatutkimus.fi, www.forskning.fi, ja www.research.fi käyttäjien käyttölokitietojen hallinta, käyttäjätilastointi sekä palvelun käytössä tarvittavien evästeiden hallinta.
• Palvelun käyttöön ja kehittämiseen liittyvä tilastointi, analytiikka ja hallinta.

Henkilötietojen käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 c kohdan perusteella ministeriön lakisääteisiin tehtäviin. Lakisääteisten velvoitteiden osalta taustalla olevia lakeja ovat muun muassa:

• Valtioneuvoston ohjesääntö (262/2003) 11 § ja 18 §
• Valtioneuvoston asetus opetus- ja kulttuuriministeriöstä (310/2010) 1 §
• Laki tutkimustietovarannosta (1238/2021)
• Yliopistolaki (558/2009)
• Ammattikorkeakoululaki (932/2014).

Käsiteltävät rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

• Tutkimustietovarantoon tallennettujen julkaisujen, tutkimusaineistojen, rahoituspäätösten, tutkimusinfrastruktuurien ja tiedeuutisten tiedot sekä niissä mainitut tutkijan etu- ja sukunimi, ORCID-tunniste sekä organisaatio.
• IT-hallintatiedot kuten laitteistojen tiedot liittyen tarjottuihin palveluihin, mukaan lukien tekniset tunnisteet, sijainti, yhteystiedot, viestintätiedot ja metatieto ja tekniset tapahtumat, jotka liittyvät tarjottuihin palveluihin mukaan lukien järjestelmä- ja sovelluslokitiedot.

Henkilötietojen lähteet silloin, kun tietoja ei ole saatu henkilöltä itseltään

Tutkimustietovarantoon luovutetaan tietoa lukuisista lähdejärjestelmistä. Luetteloa tutkimustietovarantoon tietoja toimittavista tutkimustoimijoista ylläpidetään osoitteessa: https://wiki.eduuni.fi/x/JROpC. Lisäksi opetus- ja kulttuuriministeriö siirtää tutkimus-tietovarantoon tietoja ulkoisista lähteistä (esimerkiksi EU:n ylläpitämä CORDIS-tietokanta). Henkilötiedon lähde on mainittu tutkimustietovarannon verkkosivustoilla kunkin tiedon kohdalla.

Kukin tutkimustietovarannossa tietoja luovuttava taho vastaa tutkimustietovarantoon luovuttamiensa tietojen täsmällisyydestä.

Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat

Henkilötietojen käsittelijöitä ovat CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy ja sen alihankkijat, jotka toteuttavat opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa tehtyyn sopimukseen perustuen palvelun kehitystä, ylläpitoa ja säilytystä.
Lisäksi tutkimustietovarannon sisältämiä:

• julkaisujen ja muiden tutkimustuotosten metatietoja ja tiivistelmiä,
• tutkimusaineistojen metatietoja ja kuvailuja,
• tutkimusinfrastruktuurien tietoja,
• tutkimustoimijoiden tietoja,
• tutkimushankkeiden ja tutkimusrahoituksen metatietoja ja tiivistelmiä

voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti tutkimustoimijoille.
Tutkijoiden tietoja, tutkijoiden muiden tutkimusaktiviteettien tietoja ja meriittitietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain, jos tutkija on antanut siihen luvan.

Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle

Kohdassa 8 mainittuja tietoja voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön tai profiilipalvelussa annetun luvan mukaisesti kansainvälisille järjestöille tai alan toimijoille niin EU/ETA-alueella kuin niiden ulkopuolella. Muita henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisajat

Tutkimustietovarannon tietoihin liittyviä henkilötietoja säilytetään toistaiseksi tiedon-hallintalain 21 § kohdan 1 ja 2 mukaisesti, ellei arkistointia koskevasta lainsäädännöstä tai muista säädöksistä muuta johdu.
Julkaisujen, tutkimusaineistojen ja muiden tietoaineistojen, joihin liittyy tekijyyksiä, tietojen säilytysaika pohjautuu kohtiin 1 ja 2. Muiden tietojen osalta kohtaan 1.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tutkimustietovarannossa itseään koskevat henkilötiedot. Tietosuojapyynnön lisäksi ne voi tarkastaa tutkimustietovarannon verkkosivustolta www.tiedejatutkimus.fi, www.research.fi ja www.forskning.fi.

Oikeus oikaisuun:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää oikaisemaan tutkimustietovarantoon tallennetut virheelliset, epätarkat tai vanhentuneet henkilötiedot.

Oikeus rajoittaa käsittelyä:

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tutkimustietovarannossa, esimerkiksi tarvitessaan niitä oikeudellista vaadetta varten.

Valitusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus jättää valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, ettei henkilötietojen käsittely ole lainmukaista. Tietosuojavaltuutettuun saa yhteyden täältä: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin, joilla olisi vaikutuksia rekisteröityjen oikeuksiin tai vapauksiin nähden.

Henkilötietojen suojaaminen

Opetus- ja kulttuuriministeriö rekisterinpitäjänä ja tutkimustietovarannon teknisenä ylläpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä edellyttää niitä myös henkilötietojen käsittelijöiltä.