Tietosuoja

Julkaistu 24.04.2020

Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojailmoitus rekisteröidylle

Tutkimustietovarannossa käsiteltävät henkilötiedot

1. Yleistä

   Tämä tietosuojailmoitus sisältää EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot rekisteröidylle (luonnolliselle henkilölle). Tämä ilmoitus annetaan rekisteröidylle henkilötietoja kerättäessä.

2. Rekisterinpitäjät

   Opetus- ja kulttuuriministeriö on sopinut yhteisrekisterinpitäjyydestä suomalaisten tutkimusrahoittajien ja tutkimusorganisaatioiden kanssa, jotka luovuttavat tietoja tutkimustietovarantoon. Yhteisrekisterinpitäjät vastaavat kukin omista tiedoistaan tutkimustietovarannossa.

   Opetus- ja kulttuuriministeriö
   Kirjaamon käyntiosoite: Ritarikatu 2 b, Helsinki
   Postiosoite: PL 29, 00023 VALTIONEUVOSTO
   Sähköpostiosoite: kirjaamo@minedu.fi
   Puh. 0295 16001 (keskus)

   Lista yhteisrekisterinpitäjinä toimivista muista rekisterinpitäjistä ja näiden yhteystiedoista

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

   Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojavastaava
   Sähköpostiosoite: okmtietosuojavastaava@minedu.fi
   Postiosoite: Opetus- ja kulttuuriministeriö, PL 29, 00023 VALTIONEUVOSTO

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset, henkilötietoryhmät ja oikeusperusteet

   Henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat:

   • Tutkimustietovarannon sisältämien tietojen julkaiseminen ja selailu.
   • Tutkimustietovarannon sisältämien tietojen välittäminen tahoille, joilla on niihin lakisääteinen käsittelyperuste.
   • Palvelun verkkosivustojen www.tiedejatutkimus.fi, www.research.fi ja www.forskning.fi käyttäjien käyttölokitietojen hallinta, käyttäjätilastointi sekä palvelun käytössä tarvittavien evästeiden hallinta.
   • Palvelun käyttöön ja kehittämiseen liittyvä tilastointi, analytiikka ja hallinta.

   Käsiteltävät henkilötietoryhmät:

   • Tutkimustietovarantoon toimitettujen julkaisujen, tutkimusaineistojen, rahoituspäätösten, tutkimusinfrastruktuurien ja tiedeuutisten tiedot sekä niissä mainitut tutkijan etu- ja sukunimi, ORCID-tunniste sekä organisaatio.
   • IT-hallintatiedot kuten laitteistojen tiedot liittyen tarjottuihin palveluihin, mukaan lukien tekniset tunnisteet, sijainti, yhteystiedot, viestintätiedot ja metatieto ja tekniset tapahtumat, jotka liittyvät tarjottuihin palveluihin mukaan lukien järjestelmä- ja sovelluslokitiedot.

   Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet:

   • Laki valtioneuvostosta (175/2003)
   • Valtioneuvoston ohjesääntö (262/2003)
   • Valtioneuvoston asetus opetus- ja kulttuuriministeriöstä (310/2010)
   • Yliopistolaki (558/2009)
   • Ammattikorkeakoululaki (932/2014)

   Rahoituspäätöksiin liittyvien tietojen käsittelyn peruste on rahoittajakohtainen. Perusteita ovat rahoittajan oikeutettu etu taikka rahoittajan omassa palvelussa tehty tai annettu sopimus tai suostumus.

   Muihin tutkimustietovarannon tietoihin liittyvien henkilötietojen käsittelyyn ja niiden julkaisemiseen sovelletaan lainmukaisuuden arvioinnissa yleistä etua.

5. Henkilötietojen käsittelijät

   Henkilötietojen käsittelijöitä ovat CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy ja sen alihankkijat, jotka toteuttavat opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa tehtyyn sopimukseen perustuen palvelun kehitystä, ylläpitoa ja säilytystä.

   Lisäksi tutkimustietovarannon sisältämiä julkaisujen, aineistojen, rahoituspäätösten ja infrastruktuurien metatietoja (ml. tekijöiden tiedot) voidaan luovuttaa yksittäistapauksissa voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti niitä hyödyntäville tahoille, kuten tutkimusorganisaatioille tai -rahoittajille.

6. Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille

   Tutkimustietovarannon sisältämiä julkaisujen, aineistojen, rahoituspäätösten ja infrastruktuurien metatietoja (ml. tekijätiedot) voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti kansainvälisille järjestöille tai alan toimijoille niin EU/ETA-alueella kuin niiden ulkopuolella. Muita henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen säilyttämisajat

   Tutkimustietovarannon tietoihin liittyviä henkilötietoja säilytetään toistaiseksi tiedonhallintalain 21 § kohdan 1 ja 2 mukaisesti ellei arkistointia koskevasta lainsäädännöstä tai muista säädöksistä muuta johdu.

   Julkaisujen, tutkimusaineistojen ja muiden tietoaineistojen, joihin liittyy tekijyyksiä, tietojen säilytysaika pohjautuu kohtiin 1 ja 2. Muiden tietojen osalta kohtaan 1. Suostumukseen perustuvia tietoja säilytetään niin kauan kuin suostumus on voimassa.

8. Rekisteröidyn oikeudet

   Seuraavat rekisteröidyn oikeudet ovat ehdottomia ja seuraavat tietosuoja-asetuksesta:

   Tarkastusoikeus

   Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tutkimustietovarannossa itseään koskevat henkilötiedot. Tietosuojapyynnön lisäksi ne voi tarkastaa tutkimustietovarannon verkkosivustolta www.tiedejatutkimus.fi, www.research.fi ja www.forskning.fi.

   Oikeus oikaisuun

   Rekisteröidyllä on oikeus pyytää oikaisemaan tutkimustietovarantoon tallennetut virheelliset tai epätarkat henkilötiedot.

   Valitusoikeus

   Rekisteröidyllä on oikeus jättää valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, ettei henkilötietojen käsittely ole lainmukaista. Tietosuojavaltuutettuun saa yhteyden täältä: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot.

   Seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröidyn oikeudet ovat ehdollisia ja edellyttävät tiettyjen ehtojen täyttymistä:

   Henkilötietojen poistaminen

   Rekisteröidyllä voi olla oikeus vaatia joidenkin tietojen poistamista tutkimustietovarannosta, jos tietyt ehdot täyttyvät. Esimerkiksi, jos tietoja käsitellään suostumuksen perusteella (osa rahoituspäätöstiedoista).

   Käsittelyn rajoittaminen

   Tietyissä tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tutkimustietovarannossa. Esimerkiksi tarvitessaan niitä oikeudellista vaadetta varten.

   Käsittelyn vastustaminen

   Rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Vastustaminen on mahdollista esimerkiksi silloin, kun henkilötietoja käsitellään oikeutettuun etuun perustuen (osa rahoituspäätöstiedoista).

9. Henkilötietojen lähde/lähteet

   Tutkimustietovarannossa säilyttävät tietoja suomalaiset tutkimusorganisaatiot (yliopistot, ammattikorkeakoulut, tutkimuslaitokset, yliopistolliset sairaalat) sekä tutkimuksen rahoittajat. Lisäksi opetus- ja kulttuuriministeriö siirtää tutkimustietovarantoon tietoja ulkoisista lähteistä (esimerkiksi EU:n ylläpitämä CORDIS-tietokanta). Henkilötiedon lähde on mainittu tutkimustietovarannon verkkosivustoilla kunkin tiedon kohdalla.

   Kukin tutkimustietovarannossa tietoja säilyttävä organisaatio vastaa tutkimustietovarantoon toimittamiensa tietojen oikeellisuudesta.

10. Henkilötietojen käsittelyn suojaaminen

    Opetus- ja kulttuuriministeriö tutkimustietovarannon teknisenä ylläpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii sitä myös henkilötietojen käsittelijöiltä.