Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojailmoitus rekisteröidylle 

Tutkijan tiedot -työkalussa käsiteltävät henkilötiedot

Julkaistu 24.11.2022

Yleistä

Tämä tietosuojailmoitus sisältää EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot rekisteröidylle (luonnolliselle henkilölle). Tämä ilmoitus annetaan rekisteröidylle henkilötietoja kerättäessä.

Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Opetus- ja kulttuuriministeriö 
Kirjaamon käyntiosoite: Ritarikatu 2 b, Helsinki 
Postiosoite: PL 29, 00023 VALTIONEUVOSTO 
Sähköpostiosoite: kirjaamo.okm@gov.fi
Puh. 0295 16001 (Valtioneuvoston vaihde)

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojavastaava 
Sähköpostiosoite: okmtietosuojavastaava@gov.fi 
Postiosoite: Opetus- ja kulttuuriministeriö, PL 29, 00023 VALTIONEUVOSTO

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat: 

  • Tunnistautuminen Suomi.fi-palvelun avulla
  • Kirjautuminen ORCID-tunnuksella 
  • Palvelun käyttöönotto
  • Käyttäjän ORCID-rekisterissä olevien tietojen siirtäminen Tutkijan tiedot -palvelun tietokantaan käyttäjän annettua palvelussa suostumuksensa. 
  • Oman profiilin muokkaus 
  • Oman profiilin sisältämien tietojen näyttäminen avoimessa tietopalvelussa (Tiedejatutkimus.fi).
  • Tutkimustietovarannon tutkijan profiilipalvelun (Tutkijan tiedot -työkalu) toiminnallisuuksien kehittäminen
  • Käyttäjien käyttölokitietojen hallinta, käyttäjätilastointi sekä palvelun käytössä tarvittavien evästeiden hallinta.
  • Työkaluun liittyvä tilastointi, analytiikka ja hallinta. 

Henkilötietojen käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittely Tutkijan tiedot -työkalussa perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 a kohdan mukaiseen käyttäjän tutkijan profiilipalvelussa (Tutkijan tiedot -työkalu) antamaan ja ylläpidettyyn suostumukseen.

Tutkimustietovarantoon tallennettuja tietoja koskee laki tutkimustietovarannosta (1238/2021).

Käsiteltävät rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät: 

  • Käyttäjän Suomi.fi -tunnistautumisen kautta tuleva nimi ja henkilötunnus tai sitä vastaava tieto.
    • Henkilötunnusta tai sitä vastaavaa tietoa käytetään vain tunnistautumisen teknisenä henkilön yksilöivänä tietona. Henkilötunnusta ei näytetä muille osapuolille eikä sitä käytetä muihin tarkoituksiin tässä palvelussa
  • Julkaisujen, tutkimusaineistojen ja rahoituspäätösten tiedot sekä niissä mainitut käyttäjän etu- ja sukunimi, ORCID-tunniste sekä organisaatio
  • Tutkijan omat tiedot sekä tutkijan muut tutkimusaktiviteetit ja meriittitiedot.
  • Käyttäjän ORCID-rekisterissä olevat tiedot, kuten esimerkiksi hänen nimensä, yhteystietonsa, affiliaationsa, ja muut henkilön ORCID-profiilin sisältämät tiedot sekä ORCID-rekisterissä säilytettävien tutkimustuotosten metatiedot. 
  • IT-hallintatiedot kuten laitteistojen tiedot liittyen tarjottuihin palveluihin, mukaan lukien tekniset tunnisteet, sijainti, yhteystiedot, viestintätiedot ja metatieto ja tekniset tapahtumat, jotka liittyvät tarjottuihin palveluihin mukaan lukien järjestelmä- ja sovelluslokitiedot. 

Henkilötietojen lähteet silloin, kun tietoja ei ole saatu henkilöltä itseltään

Henkilötietojen lähde tutkijan profiilipalvelussa (Tutkijan tiedot -työkalu) on Suomi.fi-tunnistautumispalvelun sisältämät tiedot, käyttäjän kotiorganisaatio, ORCID-järjestön ylläpitämä ORCID-rekisteri sekä tutkimustietovaranto (Tiedejatutkimus.fi-palvelu).

Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat

Henkilötietojen käsittelijöitä ovat CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy ja sen alihankkijat, jotka toteuttavat opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa tehtyyn sopimukseen perustuen palvelun kehitystä, ylläpitoa ja säilytystä. 

Henkilötietoja ei luovuteta palvelun tuottamiseen osallistuvien toimesta kolmansille osapuolille ilman käyttäjän profiilipalvelussa (Tutkijan tiedot –työkalu) erikseen antamaa suostumusta.

Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille

Tietoja voidaan luovuttaa profiilipalvelussa annetun suostumuksen mukaisesti kansainvälisille järjestöille tai alan toimijoille niin EU/ETA-alueella kuin niiden ulkopuolella. 

Henkilötietojen säilyttämisajat

Tutkijan tiedot -työkalun käyttöä varten kerätyt henkilötiedot säilytetään tietokannassa toistaiseksi tai kunnes käyttäjä poistaa profiilinsa.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa palvelussa itseään koskevat henkilötiedot. Tietosuojapyynnön lisäksi ne voi tarkastaa palvelussa: https://tiedejatutkimus.fi/fi/mydata  

Oikeus oikaisuun 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää oikaisemaan palveluun tallennetut virheelliset tai epätarkat henkilötiedot. 

Valitusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus jättää valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, ettei henkilötietojen käsittely ole lainmukaista. Tietosuojavaltuutettuun saa yhteyden täältä: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröidyn oikeudet ovat ehdollisia ja edellyttävät tiettyjen ehtojen täyttymistä: 

Käsittelyn rajoittaminen 

Tietyissä tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista palvelussa. 

Käsittelyn vastustaminen 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä niiltä osin, kuin tiedot kuuluvat suostumuksen perusteella annettuihin henkilötietoihin  

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tutkijan profiilipalvelun sisältämät tiedot koneluettavassa muodossa.

Henkilötietojen poistaminen 

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa ylläpitää profiiliaan tutkijan profiilipalvelussa (Tutkijan tiedot -palvelu), jolloin kaikki sen käyttöä varten kerätyt henkilötiedot poistetaan palvelusta. Poistettavat tietoryhmät ovat:

  • Tutkijan omat tiedot ja tiedot yhdistävä profiili
  • Tutkijan aktiviteettitiedot ja meriittitiedot.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin, joilla olisi vaikutuksia rekisteröityjen oikeuksiin tai vapauksiin.

Henkilötietojen käsittelyn suojaaminen

Opetus- ja kulttuuriministeriö tutkimustietovarannon ja tutkijan profiilipalvelun teknisenä ylläpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii sitä myös henkilötietojen käsittelijöiltä.