Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojailmoitus rekisteröidylle
Profiilityökalussa käsiteltävät henkilötiedot
Yleistä
Tämä tietosuojailmoitus sisältää EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot rekisteröidylle (luonnolliselle henkilölle). Tämä ilmoitus annetaan rekisteröidylle henkilötietoja kerättäessä.
Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
Opetus- ja kulttuuriministeriö
Kirjaamon käyntiosoite: Ritarikatu 2 b, Helsinki
Postiosoite: PL 29, 00023 VALTIONEUVOSTO
Sähköpostiosoite: kirjaamo.okm@gov.fi
Puh. 0295 16001 (Valtioneuvoston vaihde)
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojavastaava
Sähköpostiosoite: okmtietosuojavastaava@gov.fi
Postiosoite: Opetus- ja kulttuuriministeriö, PL 29, 00023 VALTIONEUVOSTO
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat:
- Suomi.fi-tunnistus
- Kirjautuminen ORCID-tunnuksella
- Palvelun käyttöönotto
- Käyttäjän ORCID-rekisterissä olevien tietojen siirtäminen profiilityökalun tietokantaan käyttäjän annettua palvelussa suostumuksensa
- Oman profiilin muokkaus
- Oman profiilin sisältämien tietojen näyttäminen avoimessa tietopalvelussa (Tiedejatutkimus.fi)
- Tutkimustietovarannon profiilitoiminnallisuuksien kehittäminen
- Käyttäjien käyttölokitietojen hallinta, käyttäjätilastointi sekä palvelun käytössä tarvittavien evästeiden hallinta
- Työkaluun liittyvä tilastointi, analytiikka ja hallinta
Henkilötietojen käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittely profiilityökalussa perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 a kohdan mukaiseen käyttäjän profiilissa antamaan ja ylläpidettyyn suostumukseen.
Tutkimustietovarantoon tallennettuja tietoja koskee laki tutkimustietovarannosta (1238/2021).
Käsiteltävät rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät:
- Käyttäjän Suomi.fi -tunnistuksen kautta tuleva nimi ja henkilötunnus tai sitä vastaava tieto.
- Henkilötunnusta tai sitä vastaavaa tietoa käytetään vain tunnistautumisen teknisenä henkilön yksilöivänä tietona. Henkilötunnusta ei näytetä muille osapuolille eikä sitä käytetä muihin tarkoituksiin tässä palvelussa.
- Julkaisujen, tutkimusaineistojen ja rahoituspäätösten tiedot sekä niissä mainitut käyttäjän etu- ja sukunimi, ORCID-tunniste sekä organisaatio
- Käyttäjän omat tiedot sekä asiantuntijan muut tutkimusaktiviteetit ja meriittitiedot.
- Käyttäjän ORCID-rekisterissä olevat tiedot, kuten esimerkiksi hänen nimensä, yhteystietonsa, affiliaationsa, ja muut henkilön ORCID-profiilin sisältämät tiedot sekä ORCID-rekisterissä säilytettävien tutkimustuotosten metatiedot.
- IT-hallintatiedot kuten laitteistojen tiedot liittyen tarjottuihin palveluihin, mukaan lukien tekniset tunnisteet, sijainti, yhteystiedot, viestintätiedot ja metatieto ja tekniset tapahtumat, jotka liittyvät tarjottuihin palveluihin mukaan lukien järjestelmä- ja sovelluslokitiedot.
Henkilötietojen lähteet silloin, kun tietoja ei ole saatu henkilöltä itseltään
Henkilötietojen lähde profiilissa on Suomi.fi-tunnistuksen sisältämät tiedot, käyttäjän kotiorganisaatio, ORCID-järjestön ylläpitämä ORCID-rekisteri sekä tutkimustietovaranto.
Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat
Henkilötietojen käsittelijöitä ovat CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy ja sen alihankkijat, jotka toteuttavat opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa tehtyyn sopimukseen perustuen palvelun kehitystä, ylläpitoa ja säilytystä.
Henkilötietoja ei luovuteta palvelun tuottamiseen osallistuvien toimesta kolmansille osapuolille ilman käyttäjän profiilissa erikseen antamaa suostumusta.
Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille
Tietoja voidaan luovuttaa profiilissa annetun suostumuksen mukaisesti kansainvälisille järjestöille tai alan toimijoille niin EU/ETA-alueella kuin niiden ulkopuolella.
Henkilötietojen säilyttämisajat
Profiilityökalun käyttöä varten kerätyt henkilötiedot säilytetään tietokannassa toistaiseksi tai kunnes käyttäjä poistaa profiilinsa.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa palvelussa itseään koskevat henkilötiedot. Tietosuojapyynnön lisäksi ne voi tarkastaa palvelussa: https://tiedejatutkimus.fi/fi/mydata
Oikeus oikaisuun
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää oikaisemaan palveluun tallennetut virheelliset tai epätarkat henkilötiedot.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus jättää valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, ettei henkilötietojen käsittely ole lainmukaista. Tietosuojavaltuutettuun saa yhteyden täältä: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot.
Seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröidyn oikeudet ovat ehdollisia ja edellyttävät tiettyjen ehtojen täyttymistä:
Käsittelyn rajoittaminen
Tietyissä tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista palvelussa.
Käsittelyn vastustaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä niiltä osin, kuin tiedot kuuluvat suostumuksen perusteella annettuihin henkilötietoihin.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat profiilin sisältämät tiedot koneluettavassa muodossa.
Henkilötietojen poistaminen
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa ylläpitää profiiliaan profiilityökalussa, jolloin kaikki sen käyttöä varten kerätyt henkilötiedot poistetaan palvelusta. Poistettavat tietoryhmät ovat:
- Omat tiedot ja tiedot yhdistävä profiili
- Aktiviteettitiedot ja meriittitiedot
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin, joilla olisi vaikutuksia rekisteröityjen oikeuksiin tai vapauksiin.
Henkilötietojen käsittelyn suojaaminen
Opetus- ja kulttuuriministeriö tutkimustietovarannon ja profiilityökalun teknisenä ylläpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii sitä myös henkilötietojen käsittelijöiltä.